Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen

Wollen Sie Ihre Bewirtungskosten steuerlich geltend machen, sollten Sie einige formale Dinge beachten, um zu vermeiden, dass ihre Belege von einem Prüfer abgelehnt wird.

Der Belegnachweis, das heißt die Rechnung bzw. Quittung der Gaststätte (bzw. Restaurant, Café etc.) muss maschinell erstellt sein. Eine handschriftliche Quittung des Gastwirtes genügt in keinem Fall. Zu beachten ist insbesondere die Höhe der Rechnung: Beträge unter 150€ unterliegen der Vereinfachungsvorschrift nach § 33 UStDV und müssen weniger Angaben enthalten. Diese Art der Rechnung kennen Sie wahrscheinlich, sie wird grundsätzlich von gastronomischen Registrierkassen ausgedruckt und enthält alle notwendigen Angaben für diesen Fall. Wird der Betrag jedoch überschritten, benötigen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG der bewirtenden Gasstätte. Wichtig hierbei ist vor allem, dass Ihr Name als Bewirtender auf diese Rechnung gehört.

Benötigte Angaben bei Geschäftsessen bis zu 150 €

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen
  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Rechnungsdatum
  • Auflistung der Speisen und Getränke mit Preis
  • Bruttobetrag
  • Steuersatz

Benötigte Angaben bei Geschäftsessen über 150 €

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Rechnungsempfänger (Name und Anschrift des Bewirteten)
  • Datum der Rechnung und Leistungsdatum. (Der Aufdruck, dass das Datum des Leistungszeitpunktes mit dem des Rechnungsdatums übereinstimmt, reicht aus.)
  • Auflistung der Speisen und Getränke mit Preis
  • Nettopreis
  • Steuersatz + Steuerbetrag
  • Rechnungsnummer
  • Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Restaurants

Ihre eigenen Angaben

Neben oben genannten Rechnungsangaben müssen schließlich noch folgende Angaben von Ihnen gemacht werden.

  • Namen aller Teilnehmer der Bewirtung einschließlich Ihres eigenen Namens
  • Anlass der Bewirtung (möglichst genau, Angaben wie „Besprechung“ oder „Geschäftsessen“ reichen nicht aus. Es muss der Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennbar sein.)
  • Datum und Ort der Bewirtung (nicht zwingend, da in der Regel aus der Gaststättenrechnung ersichtlich)
  • Datum und Unterschriftt (achten Sie auf den Zeitraum zwischen den beiden Daten, s.u)

Diese Angaben können Sie direkt auf dem Beleg der Gaststätte machen. Entsprechende Felder sind in der Regel auf Rechnungen von Gastronomiekassen vorhanden. Falls nicht erhalten Sie auf Nachfrage nach einer Bewirtungsrechnung auch von den meisten Gasstätten eine entsprechende Rechnung. Alternativ können Sie die Angaben auf einem separaten Blatt vornehmen, an das zwingend der Restaurantbeleg zu heften oder zu kleben ist. Vordrucke für diesen Zweck finden Sie zb. direkt auf unserer Seite unter dem Punkt Vordrucke. Ganz bequem können Sie auch unseren Onlinegenerator nutzen und die Angaben direkt per Formular machen und einen fertigen Beleg ausdrucken. Natürlich können Sie auch unseren Service nutzen, der diese Angaben Ihrem Kalender entnimmt und so die Belege unkompliziert für sie erzeugt.

Was sie noch beachten sollten

Laut BFH muss der zum Nachweis erforderliche schriftliche Beleg “zeitnah” erstellt werden. Eine genaue zeitliche Grenze bzw. Definition für “zeitnah” hat der BFH bisher allerdings nicht festgelegt. Er hat jedoch darauf hingewiesen, dass nach allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sogenannte Grundaufzeichnungen innerhalb einer Frist von 10 Tagen erstellt werden müssen, ausnahmsweise allenfalls einen Monat aufgeschoben werden dürfen. Um also zu vermeiden, dass ein Steuerprüfer Ihren Belege nicht anerkennt, sollten Sie darauf achten, dass zwischen Erstellungsdatum Ihres Beleges und dem Rechnungsdatum nicht mehr als 10 Tage liegen.

Weiterführende Informationen

Bewirtungskosten richtig absetzen