Was ist ein Bewirtungsbeleg? Einfach erklärt für Unternehmer & Selbstständige

Du hast von „Bewirtungsbeleg“ gehört, weißt aber nicht genau, was das ist? Hier bekommst du eine einfache Erklärung – plus eine praktische Checkliste, Beispiele aus der Praxis und die häufigsten Fehler, damit dein Beleg vom Finanzamt anerkannt wird.

Definition: Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg dokumentiert eine geschäftlich veranlasste Bewirtung (z. B. im Restaurant, Café oder bei einer Veranstaltung). Er zeigt wer bewirtet hat, wen und warum. Nur mit einem korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg können die Kosten in der Buchhaltung sauber erfasst und gegenüber dem Finanzamt plausibel begründet werden.

Wofür brauche ich einen Bewirtungsbeleg?

• Nachweis der geschäftlichen Veranlassung (z. B. Kundengespräch, Verhandlung, Projektmeeting)
• Ordnungsgemäße Buchführung (Belegpflicht)
• Steuerliche Anerkennung der Bewirtungskosten (nur bei klarer Dokumentation)

Pflichtangaben im Überblick

Für einen vollständigen Bewirtungsbeleg brauchst du zwei Ebenen von Angaben:

1) Angaben der Gaststätte (Kassen- oder Rechnungsbeleg)

• Name und Anschrift des Restaurants
• Datum der Bewirtung, Uhrzeit (falls vorhanden)
• Leistungsbeschreibung (Speisen/Getränke, kein „Bewirtung pauschal“)
• Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
• Steuernummer oder USt-IdNr. der Gaststätte
• Rechnungsnummer (bei Rechnungen > geringe Beträge üblich)

2) Angaben von dir (als bewirtendes Unternehmen)

• Anlass der Bewirtung (konkret, z. B. „Vertragsverhandlung Projekt Alpha mit Firma XYZ“)
• Teilnehmer:innen (Namen/Funktionen, ggf. Firma)
• Ort und Datum der Bewirtung
• Unterschrift des/der Einladenden

Alle Angaben sollten zeitnah ergänzt werden – idealerweise direkt nach dem Essen.

Beispiele: Wann ist ein Bewirtungsbeleg nötig?

Typische Geschäftssituationen, in denen du einen Bewirtungsbeleg brauchst:

Wichtig: Private Anlässe (Geburtstag, Hochzeit, gemütliches Essen mit Freund:innen) sind nicht geschäftlich und gehören nicht auf einen Bewirtungsbeleg.

Quittung vs. Bewirtungsbeleg: Der Unterschied

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

• ❌ Anlass zu allgemein („Geschäftsessen“) → ✅ Konkret formulieren („Vertragsverhandlung Projekt Alpha…“)
• ❌ Teilnehmer fehlen → ✅ Namen/Funktionen notieren
• ❌ Nur Bon ohne Ergänzungen → ✅ Anlass, Teilnehmer, Unterschrift ergänzen
• ❌ Private Anlässe als geschäftlich deklarieren → ✅ weglassen (nicht absetzbar)
• ❌ Unleserliche handschriftliche Ergänzungen → ✅ klar, vollständig und zeitnah ausfüllen

Mini-How-To: In 60 Sekunden zum vollständigen Bewirtungsbeleg

1. Restaurantbeleg prüfen (Name/Anschrift, Datum, Einzelaufstellung, Steuerangaben).
2. Anlass präzise eintragen (Zweck/Projekt/Verhandlung).
3. Teilnehmer:innen mit Namen/Funktion notieren.
4. Ort & Datum ergänzen, unterschreiben.
5. Beleg digital sichern (Foto/Scan) und in der Buchhaltung ablegen.

Fazit

Ein Bewirtungsbeleg ist der formale Nachweis für eine geschäftliche Bewirtung. Mit klaren Angaben zu Anlass und Teilnehmern, einem ordentlichen Restaurantbeleg und deiner Unterschrift bist du auf der sicheren Seite – in der Buchhaltung und beim Finanzamt.

Noch einfacher: Mit unserer App bewirtungsbeleg.net fotografierst du den Restaurantbeleg – wir erzeugen automatisch einen vollständigen, rechtssicheren Bewirtungsbeleg inklusive Anlass, Teilnehmern und digitaler Ablage.