Vordruck für Bewirtungsbeleg: Kostenlos als PDF & Word zum Ausdrucken

Ein Geschäftsessen korrekt abzurechnen, beginnt mit dem richtigen Formular. Ein lückenhafter oder falscher Vordruck für den Bewirtungsbeleg kann schnell zur Ablehnung durch das Finanzamt führen. Damit sind nicht nur die Ausgaben verloren, sondern auch der Vorsteuerabzug gefährdet. Um das zu verhindern, stellen wir dir hier einen professionellen und geprüften Vordruck zur Verfügung – kostenlos als PDF und Word.

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Was ist ein Bewirtungsbeleg-Vordruck?

Ein Bewirtungsbeleg-Vordruck ist ein vorgedrucktes Formular, das du bei geschäftlichen Bewirtungen ausfüllst. Er ergänzt die Restaurantrechnung um die Angaben, die das Finanzamt zusätzlich verlangt: Anlass der Bewirtung, Namen aller Teilnehmer und die Unterschrift des Gastgebers.

Der Vordruck ist dabei nicht dasselbe wie die Restaurantrechnung. Er ist ein zusätzliches Dokument, das zusammen mit der maschinellen Rechnung aufbewahrt wird. Mehr zum Thema erfährst du in unserem Ratgeber Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Vordruck vs. Vorlage vs. Formular: Was ist der Unterschied?

So füllst du den Vordruck korrekt aus (Schritt für Schritt)

Ein leerer Vordruck ist nur die halbe Miete. Achte darauf, alle Felder sorgfältig und leserlich auszufüllen, um Beanstandungen zu vermeiden. Eine ausführliche Anleitung findest du in unserem Artikel Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen. Hier die Kurzfassung:

1. Ort & Datum: Trage den Namen und die Anschrift des Restaurants sowie das Datum der Bewirtung ein. Das Datum muss mit der Rechnung übereinstimmen.
2. Teilnehmer: Liste die vollständigen Vor- und Nachnamen aller bewirteten Personen auf – inklusive dir selbst als Gastgeber. Bei Geschäftspartnern auch Firma und Funktion angeben.
3. Anlass der Bewirtung: Formuliere den geschäftlichen Grund konkret und nachvollziehbar. „Geschäftsessen“ reicht nicht – besser: „Vertragsverhandlung Projekt Alpha mit Firma XYZ“ oder „Quartalsgespräch Lieferant Schmidt GmbH“. Mehr Beispiel-Formulierungen hier.
4. Höhe der Aufwendungen: Trage den Rechnungsbetrag ein und vermerke Trinkgeld separat.
5. Rechnungshöhe prüfen: Bei einem Gesamtbetrag über 250 Euro gelten zusätzliche Anforderungen an die Restaurantrechnung (Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer).
6. Unterschrift: Eine gültige Unterschrift des Gastgebers ist zwingend erforderlich.
7. Originalrechnung anheften: Tackere die maschinelle Restaurantrechnung an den Vordruck.

Welche Angaben müssen auf dem Vordruck stehen?

Unser Vordruck enthält alle Pflichtfelder, die das Finanzamt verlangt. Diese Pflichtangaben sind:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Vollständige Namen aller Teilnehmer
• Konkreter geschäftlicher Anlass
• Höhe der Aufwendungen (inkl. Trinkgeld)
• Unterschrift des Gastgebers
• Verweis auf die beigefügte Originalrechnung

Häufige Fehler beim Ausfüllen des Vordrucks

In der Praxis führen oft dieselben kleinen Fehler zur Aberkennung von Bewirtungskosten:

• ❌ Unleserliche Handschrift: Fülle den Vordruck in Druckbuchstaben oder digital aus. Wenn das Finanzamt die Angaben nicht lesen kann, gilt der Beleg als unvollständig.
• ❌ Fehlender Originalbeleg: Der ausgefüllte Vordruck ist nur zusammen mit der maschinell erstellten Restaurantrechnung gültig. Hefte beides fest zusammen.
• ❌ Allgemeiner Anlass: Der geschäftliche Grund muss konkret und nachvollziehbar sein. „Geschäftsessen“ oder „Bewirtung“ wird vom Finanzamt regelmäßig beanstandet.
• ❌ Nachträgliches Ausfüllen: Der Beleg sollte „zeitnah“ ausgefüllt werden – am besten noch am selben Tag oder innerhalb weniger Tage.
• ❌ Löschbare Tinte: Verwende beim handschriftlichen Ausfüllen immer einen dokumentenechten Kugelschreiber. Stifte mit löschbarer Tinte (Frixion) sind nicht zulässig.
• ❌ Unterschrift vergessen: Ohne Unterschrift ist der gesamte Beleg ungültig.

Tipps für die Praxis: So nutzt du den Vordruck effizient

• Vordrucke mitnehmen: Drucke dir 5–10 Vordrucke aus und bewahre sie im Auto, in der Aktentasche oder im Schreibtisch auf. So hast du bei spontanen Geschäftsessen immer einen parat.
• Direkt vor Ort ausfüllen: Am besten füllst du den Vordruck noch im Restaurant aus, solange alle Details frisch sind.
• Foto als Sicherheit: Mache ein Foto vom ausgefüllten Vordruck und der Rechnung. Thermopapier-Belege verblassen oft schnell.
• Digital archivieren: Scanne den Vordruck zusammen mit der Rechnung und speichere ihn GoBD-konform ab. Das Original kann danach vernichtet werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Benötige ich zusätzlich zum Vordruck auch die Restaurantrechnung?

Ja, unbedingt. Der Vordruck dient nur der Ergänzung der Pflichtangaben, die auf einer normalen Quittung fehlen (Teilnehmer, Anlass, Unterschrift). Ohne die Originalrechnung des Restaurants ist der Vordruck wertlos.

Kann ich den Vordruck auch für Eigenbewirtung nutzen?

Nein. Ein Bewirtungsbeleg ist ausschließlich für die Bewirtung von externen Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten etc.) gedacht. Die Bewirtung von ausschließlich eigenen Mitarbeitern fällt unter andere steuerliche Regelungen.

Gibt es einen amtlichen Vordruck vom Finanzamt?

Nein, es gibt keinen offiziellen, amtlichen Vordruck. Das Finanzamt macht lediglich Vorgaben, welche Angaben enthalten sein müssen. Unser Vordruck erfüllt alle diese Anforderungen und wird regelmäßig auf Aktualität geprüft.

Wie lange muss ich den ausgefüllten Vordruck aufbewahren?

Bewirtungsbelege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beleg erstellt wurde.

Weiterführende Ratgeber

• Was ist ein Bewirtungsbeleg? Kompletter Ratgeber
• Bewirtungsbeleg Vorlage (PDF & Word) – kostenlos
• Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen – Anleitung
• Alle Pflichtangaben im Bewirtungsbeleg
• Bewirtungsbeleg über 250 Euro