Bewirtungsbeleg ausfüllen – So geht’s richtig (inkl. Anleitung & Beispiel)

Du willst einen Bewirtungsbeleg ausfüllen, weißt aber nicht genau, was wo hingehört? In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du einen Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllst – damit das Finanzamt nichts beanstandet und du die Kosten steuerlich absetzen kannst.

Warum ist das korrekte Ausfüllen so wichtig?

Nur korrekt ausgefüllte Bewirtungsbelege werden vom Finanzamt anerkannt. Selbst kleine Fehler können dazu führen, dass du die Ausgaben nicht absetzen darfst. Deshalb ist es wichtig, alle Pflichtangaben vollständig und nachvollziehbar einzutragen.

Was muss in einen korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg?

Folgende Angaben sind für die steuerliche Anerkennung zwingend erforderlich:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Teilnehmer der Bewirtung (vollständige Namen)
• Anlass der Bewirtung (geschäftlicher Grund)
• Gesamtkosten laut Rechnung oder Kassenbon
• Unterschrift des Gastgebers
• Originalbeleg (Rechnung oder Bon als Anhang)

Optional, aber sinnvoll:

• Firmenname des Gastgebers
• Steuernummer oder USt-ID
• Kontaktdaten für Rückfragen

So füllst du den Bewirtungsbeleg Schritt für Schritt aus

1. Ort und Datum eintragen

Trage den Namen des Restaurants oder Lokals ein, in dem die Bewirtung stattgefunden hat, sowie das exakte Datum.

2. Anlass der Bewirtung

Hier beschreibst du den geschäftlichen Hintergrund. Beispiel: „Kundentermin zur Projektbesprechung“ oder „Geschäftsessen mit potenziellem Vertriebspartner“.

3. Teilnehmer benennen

Alle bewirteten Personen müssen mit Vor- und Nachnamen genannt werden. Beispiel: „Max Mustermann, Erika Beispiel“.

4. Beleg beifügen

Füge die Rechnung oder den Kassenbon im Original bei. Wichtig: Die Rechnung muss auf dich oder dein Unternehmen lauten.

5. Gesamtkosten eintragen

Übertrage die Summe aus der Rechnung. Bei Rechnungen über 250 Euro müssen zusätzlich Name und Adresse des Restaurants sowie der Leistungsempfänger auf der Rechnung stehen.

6. Unterschrift setzen

Der Bewirtungsbeleg muss vom bewirtenden Unternehmer oder Mitarbeiter unterschrieben werden. Ohne Unterschrift ist der Beleg nicht gültig.

Beispiel für einen vollständig ausgefüllten Bewirtungsbeleg

Wenn du sehen möchtest, wie ein korrekt ausgefüllter Beleg aussieht, kannst du dir unser Beispiel hier anschauen:

Beispiel-Bewirtungsbeleg als PDF

Bewirtungsbeleg automatisch ausfüllen lassen

Du willst dir das manuelle Ausfüllen sparen? Mit unserem kostenlosen Online-Tool unter bewirtungsbeleg.net erstellst du in unter 2 Minuten einen fertigen Bewirtungsbeleg. Einfach Foto der Rechnung hochladen, Namen & Anlass eintragen – der Rest passiert automatisch.

Häufige Fehler beim Ausfüllen – und wie du sie vermeidest

• Fehlende Namen: Alle Teilnehmer müssen genannt werden
• Privater Anlass: Nur geschäftliche Bewirtungen sind abzugsfähig
• Fehlender Beleg: Die Rechnung muss beigelegt werden
• Keine Unterschrift: Ohne Unterschrift ist der Beleg ungültig
• Unklare Formulierungen: Der Anlass muss konkret und nachvollziehbar sein