Bewirtungsbeleg Unterschrift – Wer unterschreiben muss & was gilt

Die Unterschrift ist ein Pflichtbestandteil jedes Bewirtungsbelegs. Ohne Unterschrift kann der Beleg vom Finanzamt abgelehnt werden – selbst wenn alle anderen Angaben korrekt sind. In diesem Artikel erfährst du, wer unterschreiben muss, wie du auch digital unterschreiben kannst und welche rechtlichen Vorgaben gelten.

Warum ist die Unterschrift auf dem Bewirtungsbeleg so wichtig?

Mit der Unterschrift bestätigt der Einladende die Richtigkeit der Angaben auf dem Beleg – insbesondere die geschäftliche Veranlassung der Bewirtung. Das ist Voraussetzung, damit die Kosten steuerlich als Betriebsausgaben abgesetzt werden dürfen.

Wer muss den Bewirtungsbeleg unterschreiben?

• Immer: Der bewirtende Unternehmer oder Mitarbeiter, der die Rechnung bezahlt hat
• Nicht erforderlich: Unterschriften der bewirteten Gäste oder des Restaurants
• Bei Team-Bewirtung: Nur eine Unterschrift notwendig – idealerweise von der Person, die den Anlass benennen kann

Wo muss die Unterschrift platziert werden?

Die Unterschrift gehört ganz am Ende des Bewirtungsbelegs – nach Ort, Datum, Teilnehmern und Anlass. Sie kann handschriftlich erfolgen oder – unter bestimmten Bedingungen – auch digital.

Digitale Unterschrift: Zulässig oder nicht?

Das Finanzamt akzeptiert mittlerweile auch digital erstellte oder eingescannte Unterschriften, sofern der Beleg nicht nachträglich veränderbar ist (z. B. PDF mit Schreibschutz). Es empfiehlt sich, den digital unterzeichneten Beleg als PDF zu archivieren – idealerweise mit Zeitstempel.

So fügst du eine digitale Unterschrift ein

• In Word oder PDF: Füge ein Bild deiner eingescannten Unterschrift ein
• Optional: Nutze die Unterschriftsfunktion in Adobe Acrobat oder anderen Tools
• Nach dem Einfügen: Datei final speichern und nicht weiter bearbeiten

Häufige Fehler bei der Unterschrift

• Beleg wird gar nicht unterschrieben – führt oft zur Ablehnung
• Unterschrift fehlt bei digitalem Beleg – PDF sieht vollständig aus, ist aber nicht rechtsgültig
• Unterschrift von falscher Person – z. B. Assistent statt Projektleiter
• Nachträgliche Bearbeitung nach der Signatur – macht die digitale Signatur ungültig

Mit Vorlage oder Tool korrekt unterschreiben

Unsere Vorlagen enthalten ein vorbereitetes Feld für die Unterschrift:

• PDF-Vorlage mit Unterschriftsfeld
• Word-Vorlage zum Ausfüllen & Unterschreiben

Oder nutze direkt unser kostenloses Online-Tool. Dort kannst du am Ende des Prozesses deinen Namen eintragen und den fertigen Beleg als PDF speichern – inklusive Unterschriftfeld.