Pflichtangaben Bewirtungsbeleg – vollständige Übersicht & Beispiele

Welche Angaben sind auf einem Bewirtungsbeleg gesetzlich vorgeschrieben? In diesem Beitrag findest du eine vollständige Übersicht aller Pflichtfelder, die du beachten musst, damit deine Bewirtungskosten steuerlich anerkannt werden. Inklusive Beispielen, Download-Vorlage und Tool zur automatischen Erstellung.

Warum sind die Angaben so wichtig?

Ein unvollständiger Bewirtungsbeleg wird vom Finanzamt in der Regel nicht akzeptiert. Nur mit den richtigen Angaben kannst du die Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen – unabhängig davon, ob es sich um ein Geschäftsessen im Restaurant oder eine interne Bewirtung handelt.

Diese Angaben muss jeder Bewirtungsbeleg enthalten

Die folgenden Punkte gehören auf jeden Bewirtungsbeleg, unabhängig vom Betrag:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Teilnehmer: Vor- und Nachnamen aller bewirteten Personen
• Anlass der Bewirtung: geschäftlicher Grund, nachvollziehbar formuliert
• Rechnungsbezug: Hinweis auf die beigefügte Rechnung oder Kassenbon
• Unterschrift des Gastgebers

Zusätzliche Anforderungen bei Rechnungen über 250 €

Wenn die Bewirtungskosten über 250 Euro liegen, gelten strengere Anforderungen an die Restaurantrechnung (nicht an den Beleg selbst):

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Unternehmen)
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuersatz und ausgewiesene Umsatzsteuer
• Leistungsbeschreibung („Speisen und Getränke für 3 Personen“)

Beispiel: So sieht ein vollständiger Bewirtungsbeleg aus

Hier kannst du dir ein Muster ansehen, das alle Angaben enthält, die das Finanzamt erwartet:

• PDF-Vorlage herunterladen
• Word-Vorlage herunterladen

Schneller & fehlerfrei: Bewirtungsbeleg automatisch erstellen

Mit unserem kostenlosen KI-Tool kannst du in unter 2 Minuten einen vollständigen Bewirtungsbeleg mit allen Pflichtangaben erzeugen. Das Tool erstellt dir:

• einen fertigen Beleg mit allen erforderlichen Feldern
• eine automatisch eingebundene Rechnung oder Beleg-Scan
• eine digitale oder manuell druckbare Version als PDF

Checkliste: Angaben vollständig? Das kannst du prüfen

• Sind alle Teilnehmer namentlich genannt?
• Ist der Anlass konkret und nachvollziehbar formuliert?
• Ist ein Beleg (Rechnung oder Bon) beigelegt?
• Ist der Beleg unterschrieben?
• Entspricht die Restaurantrechnung ggf. den Anforderungen für über 250 €?