Angaben Bewirtungsbeleg – vollständige Übersicht & Beispiele

Ein fehlender Name, ein ungenauer Anlass – kleine Fehler bei den (Pflicht-)Angaben auf dem Bewirtungsbeleg können große finanzielle Folgen haben. Das Finanzamt prüft hier ganz genau, und ein einziger Formfehler kann ausreichen, um den Abzug der kompletten Bewirtungskosten und den wichtigen Vorsteuerabzug zu streichen. Damit dir das nicht passiert, findest du hier die ultimative, vollständige Übersicht aller gesetzlich vorgeschriebenen Angaben – inklusive Praxis-Beispielen, Checkliste und cleveren Tools, die dir die Arbeit abnehmen.

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Checkliste: Diese 6 Angaben sind immer Pflicht

Die folgenden Angaben müssen auf einem separaten Vordruck für den Bewirtungsbeleg gemacht werden, den du an die eigentliche Restaurantrechnung anheftest.

1. Ort und Datum der Bewirtung

Warum ist das wichtig? Das Finanzamt muss den Zeitpunkt der Ausgabe klar zuordnen können. Das Datum auf dem Beleg muss mit dem Datum auf der Restaurantrechnung übereinstimmen.
Beispiel: München, 15.10.2025

2. Vollständige Namen aller Teilnehmer

Warum ist das wichtig? Nur so kann die geschäftliche Natur des Essens nachgewiesen werden. Es müssen alle Personen aufgelistet werden, inklusive dir als Gastgeber.
Beispiel: Gastgeber: Max Mustermann (Musterfirma GmbH), Gäste: Erika Schmidt (Kunden AG), John Doe (Kunden AG)

3. Konkreter Anlass der Bewirtung

Warum ist das wichtig? Dies ist der kritischste Punkt. Der Anlass muss spezifisch und unzweideutig geschäftlich sein. Allgemeine Floskeln werden nicht akzeptiert.
✅ Gut: Besprechung des Angebots #1234, Planung des Marketing-Budgets Q4, Vertragsabschluss Projekt XY
❌ Schlecht: Geschäftsessen, Kontaktpflege, Arbeitsessen

4. Höhe der Aufwendungen (inkl. Trinkgeld)

Warum ist das wichtig? Die Kosten müssen transparent aufgeschlüsselt sein. Dazu gehört auch das separat ausgewiesene Trinkgeld, falls es als Betriebsausgabe geltend gemacht werden soll.
Beispiel: Rechnungsbetrag: 185,50 €, Trinkgeld: 15,00 €, Gesamt: 200,50 €

5. Unterschrift des Gastgebers

Warum ist das wichtig? Mit deiner Unterschrift bestätigst du die Richtigkeit und Vollständigkeit aller Angaben. Ohne sie ist der Beleg ungültig. Hiermit ist NICHT der Wirt/Kellner gemeint, sondern im Regelfall derjenige, der das Essen bezahlt.
Beispiel: Eine handschriftliche Signatur des Gastgebers.

6. Verweis auf die Originalrechnung

Warum ist das wichtig? Der Bewirtungsbeleg ist nur ein Zusatzdokument. Er muss immer fest mit der maschinell erstellten Originalrechnung des Restaurants verbunden sein.

Zusätzliche Angaben bei Rechnungen über 250 Euro

Sobald die Gesamtkosten (inkl. Trinkgeld) 250 Euro übersteigen, muss die Restaurantrechnung selbst zusätzliche Kriterien einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllen. Dazu gehören:

• Vollständiger Name & Anschrift deines Unternehmens (als Leistungsempfänger)
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Die Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants
• Ausgewiesener Steuersatz und Steuerbetrag
• Unterschrift des Bewirtenden (derjenige, der einlädt, NICHT der Kellner/Wirt)

→ Alle Details dazu findest du in unserem ausführlichen Artikel zum Bewirtungsbeleg über 250 Euro.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was passiert, wenn eine Angabe fehlt?
Fehlt eine der Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Beleg als ungültig einstufen. Im schlimmsten Fall wird der gesamte Betrag als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe behandelt und der Vorsteuerabzug gestrichen.

Muss die Rechnung vom Restaurant auch alle diese Angaben enthalten?
Nein. Die Restaurantrechnung (Kassenbon) muss nur die üblichen Angaben enthalten (Name des Restaurants, Datum, Betrag etc.). Die hier genannten Pflichtangaben zu Teilnehmern und Anlass werden auf dem separaten Bewirtungsbeleg-Vordruck ergänzt.

Kann ich die Angaben am Computer ausfüllen?
Ja, das ist sogar empfehlenswert, um die Leserlichkeit zu gewährleisten. Nur die Unterschrift muss handschriftlich erfolgen.