Vordruck für Bewirtungsbeleg – kostenlos als PDF & Word

Ein Geschäftsessen korrekt abzurechnen, beginnt mit dem richtigen Formular. Ein lückenhafter oder falscher Vordruck für den Bewirtungsbeleg kann schnell zur Ablehnung durch das Finanzamt führen. Damit sind nicht nur die Ausgaben verloren, sondern auch der Vorsteuerabzug gefährdet. Um das zu verhindern, stellen wir dir hier einen professionellen und geprüften Vordruck zur Verfügung – kostenlos als PDF und Word.

Wähle das passende Format und lade dir die Finanzamt-konforme Vorlage direkt herunter:

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So füllst du den Vordruck korrekt aus (Anleitung)

Ein leerer Vordruck ist nur die halbe Miete. Achte darauf, alle Felder sorgfältig und leserlich auszufüllen, um Beanstandungen zu vermeiden. Folgende Angaben sind Pflicht:

• Ort & Datum: Trage den Ort und das Datum der Bewirtung ein.
• Teilnehmer: Liste die vollständigen Namen aller bewirteten Personen sowie deinen eigenen Namen als Gastgeber auf.
• Anlass der Bewirtung: Sei hier konkret! „Geschäftsessen“ reicht nicht. Besser sind Formulierungen wie „Projektbesprechung Quartal 4“ oder „Vertragsverhandlung mit Firma Mustermann“.
• Höhe der Aufwendungen: Trage hier die Rechnungsbeträge ein. Denke daran, auch das Trinkgeld korrekt zu vermerken.
• Rechnungshöhe prüfen: Beachte, dass bei einem Bewirtungsbeleg über 250 Euro strengere Anforderungen an die beigefügte Rechnung gelten.
• Unterschrift des Gastgebers: Eine gültige Bewirtungsbeleg-Unterschrift ist zwingend erforderlich.

Häufige Fehler beim Ausfüllen vermeiden

In der Praxis führen oft dieselben kleinen Fehler zur Aberkennung von Bewirtungskosten. Achte besonders auf:

• Unleserliche Handschrift: Fülle den Vordruck in Druckbuchstaben oder digital aus.
• Fehlender Originalbeleg: Der ausgefüllte Vordruck ist nur zusammen mit der maschinell erstellten Restaurantrechnung gültig. Hefte beides zusammen.
• Allgemeiner Anlass: Wie oben erwähnt, muss der geschäftliche Grund der Bewirtung klar und spezifisch sein.
• Nachträgliches Ausfüllen: Der Beleg sollte „zeitnah“ ausgefüllt werden. Ein Ausfüllen Wochen später kann bei einer Prüfung zu Misstrauen führen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Benötige ich zusätzlich zum Vordruck auch die Restaurantrechnung?
Ja, unbedingt. Der Vordruck dient nur der Ergänzung der Pflichtangaben, die auf einer normalen Quittung fehlen (Teilnehmer, Anlass, Unterschrift). Ohne die Originalrechnung des Restaurants ist der Vordruck wertlos.

Kann ich den Vordruck auch für Eigenbewirtung nutzen?
Nein. Ein Bewirtungsbeleg ist ausschließlich für die Bewirtung von externen Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten etc.) gedacht. Die Bewirtung von ausschließlich eigenen Mitarbeitern fällt unter andere Regelungen (z.B. als Aufmerksamkeit oder bei Betriebsveranstaltungen).

Was ist der Unterschied zwischen einem Vordruck und einer Vorlage?
Ein Vordruck (meist PDF) ist primär zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen gedacht. Eine Vorlage (meist Word) ist dafür optimiert, direkt am Computer ausgefüllt und anschließend gedruckt oder digital gespeichert zu werden.