Bewirtungsbeleg ausfüllen – So geht’s richtig (inkl. Anleitung & Beispiel)

Das Geschäftsessen war ein Erfolg, der Kunde ist zufrieden – doch die eigentliche Arbeit für die Buchhaltung beginnt erst jetzt: Du musst den Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen. Ein falsch gesetztes Kreuzchen oder ein zu allgemeiner Anlass, und schon erkennt das Finanzamt die Kosten nicht an. Damit dir das nicht passiert, führen wir dich hier mit einer präzisen Anleitung und konkreten Beispielen Schritt für Schritt durch den Prozess. So wird jeder Beleg garantiert finanzamtssicher.

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Anleitung: Bewirtungsbeleg ausfüllen in 6 Schritten

Nimm dir einen Moment Zeit und geh unseren Bewirtungsbeleg-Vordruck Punkt für Punkt durch. Alle hier genannten Felder sind zwingende Pflichtangaben.

Schritt 1: Ort und Datum eintragen

Was gehört rein? Der Name und die Anschrift des Restaurants sowie das Datum der Bewirtung.
Worauf du achten musst: Das Datum muss exakt mit dem Datum auf der angehefteten Restaurantrechnung übereinstimmen.

Schritt 2: Alle Teilnehmer auflisten

Was gehört rein? Die vollständigen Vor- and Nachnamen aller bewirteten Personen. Wichtig: Vergiss nicht, auch dich selbst als Gastgeber aufzuführen.
Worauf du achten musst: Initialen oder nur Nachnamen reichen nicht aus. Bei größeren Gruppen reicht eine allgemeine Bezeichnung (z.B. „Abteilung Marketing“), wenn eine Teilnehmerliste beigefügt wird.

Schritt 3: Den Anlass konkret formulieren

Was gehört rein? Der spezifische, geschäftliche Grund für das Treffen. Dies ist der wichtigste Punkt für das Finanzamt.
Worauf du achten musst: Vermeide allgemeine Floskeln.
✅ Gut: "Finale Abstimmung Angebot #5678" oder "Jahresgespräch mit Kunde Schmidt"
❌ Schlecht: "Geschäftsessen", "Kundengespräch" oder "Akquise"

Schritt 4: Kosten aufschlüsseln

Was gehört rein? Die genaue Höhe der Aufwendungen, aufgeteilt nach Rechnungsbetrag und Trinkgeld.
Worauf du achten musst: Der Gesamtbetrag muss mit der Summe auf dem Originalbeleg übereinstimmen. Lies hier, wie du Trinkgeld korrekt einträgst. Prüfe zudem, ob die Rechnungssumme die Grenze von 250 € überschreitet, da dann besondere Anforderungen gelten.

Schritt 5: Unterschrift leisten

Was gehört rein? Deine handschriftliche Unterschrift als Gastgeber.
Worauf du achten musst: Nur die Unterschrift des bewirtenden Unternehmers oder eines bevollmächtigten Mitarbeiters macht den Beleg gültig. Eine digitale Signatur wird oft nicht anerkannt.

Schritt 6: Originalrechnung anheften

Was gehört rein? Der maschinell erstellte Kassenbon oder die Rechnung des Restaurants.
Worauf du achten musst: Der Bewirtungsbeleg ist nur ein Zusatzformular. Er ist niemals ohne den Originalbeleg gültig. Tackere beides fest zusammen.

Häufige Fragen zum Ausfüllen (FAQ)

Wie schnell muss ich den Bewirtungsbeleg ausfüllen?
Das Gesetz spricht von „zeitnah“. Das bedeutet, du solltest den Beleg idealerweise noch am selben Tag oder innerhalb weniger Tage ausfüllen, solange die Erinnerung frisch ist. Ein Ausfüllen Wochen später ist nicht zulässig.

Darf ich einen Kugelschreiber mit löschbarer Tinte verwenden?
Nein, auf keinen Fall. Steuerlich relevante Dokumente müssen immer mit dokumentenechter Tinte (z.B. ein normaler Kugelschreiber) ausgefüllt werden, damit sie nicht nachträglich verändert werden können.

Was mache ich, wenn das Restaurant keinen passenden Vordruck hat?
Darauf solltest du vorbereitet sein. Druck dir vorab einige unserer kostenlosen Vordrucke aus und hab diese im Auto oder in der Laptoptasche dabei. Alternativ kannst du direkt vor Ort unser Online-Tool auf dem Smartphone nutzen.