Bewirtungsbeleg Vorlage Word – kostenlose .docx-Datei

Du suchst eine editierbare Vorlage für einen Bewirtungsbeleg im Word-Format? Hier kannst du eine professionelle .docx-Datei kostenlos herunterladen, direkt am Computer ausfüllen und für deine Buchhaltung oder Steuerunterlagen nutzen. Ideal für Unternehmer, Selbstständige oder Mitarbeiter mit Bewirtungsausgaben.

Download: Word-Vorlage für Bewirtungsbeleg (.docx)

Unsere Vorlage im Microsoft-Word-Format ist vollständig bearbeitbar und entspricht den aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung. Du kannst sie direkt am Bildschirm ausfüllen oder individuell anpassen:

• Jetzt Word-Vorlage (.docx) herunterladen

Was macht die Word-Vorlage besonders?

Im Gegensatz zu einer festen PDF-Vorlage kannst du unsere .docx-Datei direkt bearbeiten. Das ist besonders hilfreich, wenn du regelmäßig Bewirtungen dokumentieren musst und keine Lust hast, alles per Hand auszufüllen.

• Flexibles Ausfüllen mit Microsoft Word, Google Docs oder LibreOffice
• Ideal für digitale Workflows – auch per E-Mail weiterleitbar
• Wiederverwendbar und anpassbar (z. B. mit Logo, Farben, Zusatzfeldern)

Inhalt der Word-Vorlage für den Bewirtungsbeleg

Die Word-Datei enthält alle Pflichtangaben, die für die steuerliche Anerkennung erforderlich sind:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Vollständige Namen der Teilnehmer
• Geschäftlicher Anlass der Bewirtung
• Verweis auf die beigefügte Rechnung oder den Kassenbon
• Unterschrift des Gastgebers (digital oder handschriftlich)

So füllst du die Word-Vorlage korrekt aus

Nach dem Öffnen der Datei kannst du die vorgegebenen Felder direkt ausfüllen. Achte auf eine klare und lesbare Darstellung. Hier ein kurzer Leitfaden:

1. Ort und Datum eintragen

Beispiel: „München, 08.05.2025“ oder „Restaurant Da Vinci, Berlin, 15.04.2025“

2. Teilnehmer benennen

Gib alle bewirteten Personen mit Vor- und Nachnamen an. Bei mehreren Teilnehmern untereinander auflisten.

3. Anlass der Bewirtung

Beschreibe den geschäftlichen Kontext kurz, aber konkret. Beispiel: „Projektmeeting mit dem Vertriebsteam“ oder „Kennenlerngespräch mit potenziellem Geschäftspartner“

4. Verweis auf die Rechnung

Notiere, welcher Beleg beigefügt ist (z. B. „Kassenbon vom 08.05.2025, Restaurant Da Vinci“). Die Originalrechnung muss für die steuerliche Anerkennung vorhanden sein.

5. Unterschrift des Gastgebers

Du kannst die Vorlage ausdrucken und handschriftlich unterschreiben oder eine eingescannt digitale Unterschrift als Bild einfügen.

Digitale Bearbeitung: Tipps & Hinweise

• Dateinamen konsistent halten: z. B. „bewirtungsbeleg_2025-05-08_mustermann.docx“
• PDF-Export für Archivierung: Nach dem Ausfüllen als PDF speichern
• Keine Inhalte löschen: Pflichtfelder müssen erhalten bleiben

Alternative: Bewirtungsbeleg automatisch erstellen mit KI

Du willst dir das Ausfüllen komplett sparen? Dann nutze unser kostenloses Online-Tool. Einfach Beleg hochladen, Namen und Anlass eintragen – fertig. Das Tool erstellt dir einen prüffähigen Bewirtungsbeleg inklusive PDF-Export und optionalem Scan-Anhang für deine Buchhaltung.

Unterschied zur PDF-Vorlage und zum Vordruck

Unsere Word-Datei richtet sich an alle, die Belege am PC ausfüllen möchten. Wenn du stattdessen lieber per Hand schreibst, nutze die PDF-Vorlage für Ausdrucke. Beide Varianten sind 100 % kostenlos.