Bewirtungsbeleg Vorlage Word – kostenlose .docx-Datei

Du suchst eine editierbare Vorlage für einen Bewirtungsbeleg im Word-Format? Hier kannst du eine professionelle .docx-Datei kostenlos herunterladen, direkt am Computer ausfüllen und für deine Buchhaltung oder Steuerunterlagen nutzen. Ideal für Unternehmer, Selbstständige oder Mitarbeiter mit Bewirtungsausgaben.

Download: Word-Vorlage für Bewirtungsbeleg (.docx)

Unsere Vorlage im Microsoft-Word-Format ist vollständig bearbeitbar und entspricht den aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung. Du kannst sie direkt am Bildschirm ausfüllen oder individuell anpassen:

• Jetzt Word-Vorlage (.docx) herunterladen

Was macht die Word-Vorlage besonders?

Im Gegensatz zu einer festen PDF-Vorlage kannst du unsere .docx-Datei direkt bearbeiten. Das ist besonders hilfreich, wenn du regelmäßig Bewirtungen dokumentieren musst und keine Lust hast, alles per Hand auszufüllen.

• Flexibles Ausfüllen mit Microsoft Word, Google Docs oder LibreOffice
• Ideal für digitale Workflows – auch per E-Mail weiterleitbar
• Wiederverwendbar und anpassbar (z. B. mit Logo, Farben, Zusatzfeldern)

Vergleich: Word-Vorlage vs. PDF vs. Online-Tool

Welches Format passt am besten zu deinem Workflow? Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:

Tipp: Wenn du regelmäßig Bewirtungsbelege erstellst und dein Firmendesign einbinden möchtest, ist die Word-Vorlage die beste Wahl. Für gelegentliche Belege reicht die PDF-Vorlage, und für maximale Geschwindigkeit nutze unser kostenloses Online-Tool.

Inhalt der Word-Vorlage für den Bewirtungsbeleg

Die Word-Datei enthält alle Pflichtangaben, die für die steuerliche Anerkennung erforderlich sind:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Vollständige Namen der Teilnehmer
• Geschäftlicher Anlass der Bewirtung
• Verweis auf die beigefügte Rechnung oder den Kassenbon
• Unterschrift des Gastgebers (digital oder handschriftlich)

So füllst du die Word-Vorlage korrekt aus

Nach dem Öffnen der Datei kannst du die vorgegebenen Felder direkt ausfüllen. Achte auf eine klare und lesbare Darstellung. Hier ein kurzer Leitfaden:

1. Ort und Datum eintragen

Beispiel: „München, 08.05.2025″ oder „Restaurant Da Vinci, Berlin, 15.04.2025″

2. Teilnehmer benennen

Gib alle bewirteten Personen mit Vor- und Nachnamen an. Bei mehreren Teilnehmern untereinander auflisten.

3. Anlass der Bewirtung

Beschreibe den geschäftlichen Kontext kurz, aber konkret. Beispiel: „Projektmeeting mit dem Vertriebsteam“ oder „Kennenlerngespräch mit potenziellem Geschäftspartner“

4. Verweis auf die Rechnung

Notiere, welcher Beleg beigefügt ist (z. B. „Kassenbon vom 08.05.2025, Restaurant Da Vinci“). Die Originalrechnung muss für die steuerliche Anerkennung vorhanden sein.

5. Unterschrift des Gastgebers

Du kannst die Vorlage ausdrucken und handschriftlich unterschreiben oder eine eingescannt digitale Unterschrift als Bild einfügen.

Digitale Bearbeitung: Tipps & Hinweise

• Dateinamen konsistent halten: z. B. „bewirtungsbeleg_2025-05-08_mustermann.docx“
• PDF-Export für Archivierung: Nach dem Ausfüllen als PDF speichern
• Keine Inhalte löschen: Pflichtfelder müssen erhalten bleiben

Kompatibilität: Welche Programme können die Vorlage öffnen?

Die .docx-Datei basiert auf dem offenen XML-Format und lässt sich mit verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen öffnen und bearbeiten. Du bist also nicht auf Microsoft Word angewiesen:

• Microsoft Word (Windows/Mac) – Volle Kompatibilität, alle Funktionen verfügbar. Empfohlen ab Word 2010 oder neuer.
• Google Docs (Browser) – Kostenlose Alternative. Die Vorlage kann direkt in Google Drive hochgeladen und bearbeitet werden. Kleinere Formatierungsunterschiede sind möglich.
• LibreOffice Writer (Windows/Mac/Linux) – Open-Source-Lösung mit guter .docx-Unterstützung. Kostenlos verfügbar unter libreoffice.org.
• Apple Pages (Mac/iPad/iPhone) – Auf Apple-Geräten vorinstalliert. Importiert .docx-Dateien zuverlässig, beim Export zurück zu .docx können minimale Abweichungen auftreten.
• WPS Office (Windows/Mac/Linux/Mobil) – Weitere kostenlose Alternative mit guter Word-Kompatibilität.

Empfehlung: Unabhängig vom Programm solltest du den fertigen Beleg immer als PDF exportieren, bevor du ihn archivierst oder weiterleitest. So stellst du sicher, dass das Layout auf jedem Gerät identisch aussieht.

GoBD-konform archivieren: So speicherst du den fertigen Beleg

Damit dein Bewirtungsbeleg auch bei einer Betriebsprüfung standhält, musst du ihn GoBD-konform aufbewahren. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) schreiben vor, dass digitale Belege unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden.

Schritt 1: Als PDF exportieren

Speichere den ausgefüllten Bewirtungsbeleg als PDF/A-Datei. Dieses Format ist speziell für die Langzeitarchivierung gedacht und verhindert nachträgliche Änderungen. In Word findest du die Option unter Datei > Speichern unter > PDF.

Schritt 2: Einheitliche Benennung

Verwende eine konsistente Namenskonvention, damit du Belege schnell wiederfindest. Bewährt hat sich folgendes Schema:

bewirtungsbeleg_JJJJ-MM-TT_nachname.pdf

Beispiel: bewirtungsbeleg_2025-05-08_mueller.pdf

Schritt 3: Revisionssicher ablegen

Speichere die PDF-Datei in einem geschützten Ordner oder einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Wichtig: Die Datei darf nach dem Speichern nicht mehr verändert werden. Viele Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexware oder sevDesk bieten integrierte Archivierungslösungen an.

Schritt 4: Aufbewahrungsfrist beachten

Bewirtungsbelege unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (§ 147 AO). Das bedeutet: Ein Beleg aus dem Jahr 2025 muss mindestens bis Ende 2035 verfügbar sein. Stelle sicher, dass dein Speichermedium über diesen Zeitraum zuverlässig funktioniert und regelmäßige Backups erstellt werden. Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive eignen sich gut als zusätzliche Sicherung, ersetzen aber kein revisionssicheres Archiv. Idealerweise kombinierst du eine lokale Sicherung mit einem cloudbasierten Backup.

Alternative: Bewirtungsbeleg automatisch erstellen mit KI

Du willst dir das Ausfüllen komplett sparen? Dann nutze unser kostenloses Online-Tool. Einfach Beleg hochladen, Namen und Anlass eintragen – fertig. Das Tool erstellt dir einen prüffähigen Bewirtungsbeleg inklusive PDF-Export und optionalem Scan-Anhang für deine Buchhaltung.

Unterschied zur PDF-Vorlage und zum Vordruck

Unsere Word-Datei richtet sich an alle, die Belege am PC ausfüllen möchten. Wenn du stattdessen lieber per Hand schreibst, nutze die PDF-Vorlage für Ausdrucke. Beide Varianten sind 100 % kostenlos.

Häufige Fragen zur Word-Vorlage

Kann ich die Word-Vorlage auch mit Google Docs bearbeiten?

Ja. Lade die .docx-Datei einfach in dein Google Drive hoch und öffne sie mit Google Docs. Die Felder lassen sich dort genauso ausfüllen wie in Microsoft Word. Es kann zu minimalen Formatierungsunterschieden kommen – etwa bei Tabellenrändern oder Schriftarten – die Funktionalität bleibt aber vollständig erhalten. Nach dem Ausfüllen kannst du den Beleg direkt aus Google Docs als PDF exportieren (Datei > Herunterladen > PDF-Dokument). Ein Google-Konto ist Voraussetzung, dafür sparst du dir die Installation einer Textverarbeitung.

Darf ich die Vorlage an mein Firmendesign anpassen?

Ja, du kannst die Vorlage frei gestalten – etwa dein Firmenlogo einfügen, Farben anpassen oder zusätzliche Felder ergänzen. Wichtig ist nur, dass alle Pflichtangaben erhalten bleiben: Ort und Datum, Teilnehmernamen, geschäftlicher Anlass, Rechnungsverweis und Unterschrift. Solange diese Angaben vollständig vorhanden sind, wird der Beleg vom Finanzamt anerkannt.

Muss ich die Vorlage jedes Mal neu herunterladen?

Nein. Speichere dir die heruntergeladene Datei als Masterkopie an einem festen Ort auf deinem Computer (z. B. im Ordner „Vorlagen“). Wenn du einen neuen Beleg erstellen möchtest, kopiere die Masterkopie und fülle die Kopie aus. So bleibt die Originalvorlage immer leer und einsatzbereit. Noch effizienter: Lege die Vorlage in Word als benutzerdefinierte Dokumentvorlage (.dotx) ab – dann öffnet sich bei jedem Doppelklick automatisch ein neues, leeres Dokument auf Basis deiner Vorlage.

Ist die Word-Vorlage auch für Mac-Nutzer geeignet?

Ja. Mac-Nutzer können die .docx-Datei mit Microsoft Word für Mac, Apple Pages (auf jedem Mac vorinstalliert) oder LibreOffice Writer (kostenlos) öffnen und bearbeiten. Auch Google Docs im Browser funktioniert problemlos auf dem Mac. Es gibt keinerlei Einschränkungen gegenüber der Nutzung unter Windows. Auf dem iPad oder iPhone kannst du die Vorlage ebenfalls mit Pages oder der kostenlosen Word-App öffnen – praktisch, wenn du einen Beleg direkt nach einem Geschäftsessen unterwegs ausfüllen möchtest.

Weiterführende Ratgeber

Du möchtest dich noch genauer mit dem Thema Bewirtungsbeleg beschäftigen? In unseren Ratgebern findest du weiterführende Informationen zu Pflichtangaben, steuerlichen Vorgaben und praktischen Tipps für die Buchhaltung:

• Was ist ein Bewirtungsbeleg? – Grundlagen, Definition und rechtlicher Hintergrund
• Bewirtungsbeleg Vorlage – Übersicht aller verfügbaren Vorlagen (Word, PDF, Online)
• Vordruck Bewirtungsbeleg – Druckfertige Vordrucke zum Ausfüllen per Hand
• Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen – Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Beispielen
• Angaben Bewirtungsbeleg – Welche Pflichtangaben das Finanzamt verlangt