Bewirtungsbeleg ausfüllen – So geht’s richtig (inkl. Anleitung & Beispiel)

Das Geschäftsessen war ein Erfolg, der Kunde ist zufrieden – doch die eigentliche Arbeit für die Buchhaltung beginnt erst jetzt: Du musst den Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen. Ein falsch gesetztes Kreuzchen oder ein zu allgemeiner Anlass, und schon erkennt das Finanzamt die Kosten nicht an. Damit dir das nicht passiert, führen wir dich hier mit einer präzisen Anleitung und konkreten Beispielen Schritt für Schritt durch den Prozess. So wird jeder Beleg garantiert finanzamtssicher.

💡 Keine Lust auf manuelles Ausfüllen?
Mit unserem kostenlosen Online-Tool scannst du einfach die Quittung. Die KI füllt alle Felder automatisch und korrekt für dich aus. Jetzt Zeit sparen ›

Warum ist das korrekte Ausfüllen so wichtig?

Bewirtungsbelege gehören zu den Belegen, die das Finanzamt bei Betriebsprüfungen besonders intensiv kontrolliert. Der Grund: Geschäftliche Bewirtungen bieten ein hohes Missbrauchspotenzial, weshalb die steuerliche Anerkennung an strenge Formvorschriften geknüpft ist.

Die Konsequenzen eines fehlerhaft ausgefüllten Bewirtungsbelegs können erheblich sein:

• Streichung des Betriebsausgabenabzugs: Die gesamten 70 % (netto), die normalerweise absetzbar wären, werden nicht anerkannt.
• Verlust des Vorsteuerabzugs: Die 100 % Vorsteuer, die du normalerweise geltend machen kannst, entfallen.
• Nachzahlungen und Zinsen: Bei einer Betriebsprüfung können Nachzahlungen plus 6 % Verzugszinsen pro Jahr anfallen.

Mit der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung stellst du sicher, dass jeder Beleg allen Anforderungen entspricht.

Anleitung: Bewirtungsbeleg ausfüllen in 6 Schritten

Nimm dir einen Moment Zeit und geh unseren Bewirtungsbeleg-Vordruck Punkt für Punkt durch. Alle hier genannten Felder sind zwingende Pflichtangaben.

Schritt 1: Ort und Datum eintragen

Was gehört rein? Der Name und die Anschrift des Restaurants sowie das Datum der Bewirtung.

Worauf du achten musst: Das Datum muss exakt mit dem Datum auf der angehefteten Restaurantrechnung übereinstimmen. Wenn die Bewirtung am 15. März stattfand, darf auf dem Bewirtungsbeleg nicht der 16. März stehen. Auch der Ort muss präzise sein – „Restaurant Goldener Löwe, Hauptstraße 15, 80331 München“ statt nur „München“.

Häufiger Fehler: Viele vergessen, das Datum einzutragen, weil es ja auf der Rechnung steht. Das Finanzamt erwartet aber, dass es auch auf dem Bewirtungsbeleg selbst steht.

Schritt 2: Alle Teilnehmer auflisten

Was gehört rein? Die vollständigen Vor- und Nachnamen aller bewirteten Personen. Wichtig: Vergiss nicht, auch dich selbst als Gastgeber aufzuführen.

Worauf du achten musst:

• Initialen oder nur Nachnamen reichen nicht aus.
• Bei Geschäftspartnern ist es ratsam, zusätzlich die Firma und Funktion zu nennen (z. B. „Max Müller, Geschäftsführer, Firma ABC GmbH“).
• Bei größeren Gruppen (ab ca. 10 Personen) kann eine Teilnehmerliste als Anlage beigefügt werden.
• Auch interne Mitarbeiter, die teilnehmen, müssen aufgeführt werden.

Schritt 3: Den Anlass konkret formulieren

Was gehört rein? Der spezifische, geschäftliche Grund für das Treffen. Dies ist der wichtigste Punkt für das Finanzamt.

Worauf du achten musst: Vermeide allgemeine Floskeln. Der Anlass muss den geschäftlichen Bezug klar erkennen lassen. Weitere geprüfte Formulierungen findest du in unserem Artikel zu Bewirtungsbeleg Anlass Beispielen.

Schritt 4: Kosten aufschlüsseln

Was gehört rein? Die genaue Höhe der Aufwendungen, aufgeteilt nach Rechnungsbetrag und Trinkgeld.

Worauf du achten musst:

• Der Gesamtbetrag muss mit der Summe auf dem Originalbeleg übereinstimmen.
• Lies hier, wie du Trinkgeld korrekt einträgst.
• Prüfe, ob die Rechnungssumme die Grenze von 250 Euro überschreitet, da dann besondere Anforderungen gelten.
• Bei Trinkgeld: Unterscheide zwischen Trinkgeld per Karte (steht auf der Rechnung) und Bartrinkgeld (muss separat dokumentiert werden).

Beispiel-Aufschlüsselung:

Schritt 5: Unterschrift leisten

Was gehört rein? Deine handschriftliche Unterschrift als Gastgeber.

Worauf du achten musst: Nur die Unterschrift des bewirtenden Unternehmers oder eines bevollmächtigten Mitarbeiters macht den Beleg gültig. Ob eine digitale Signatur akzeptiert wird, hängt vom zuständigen Finanzamt ab – im Zweifel handschriftlich unterschreiben.

Schritt 6: Originalrechnung anheften

Was gehört rein? Der maschinell erstellte Kassenbon oder die Rechnung des Restaurants.

Worauf du achten musst: Der Bewirtungsbeleg ist nur ein Zusatzformular. Er ist niemals ohne den Originalbeleg gültig. Tackere beides fest zusammen. Die Rechnung muss maschinell erstellt sein – handschriftliche Rechnungen akzeptiert das Finanzamt seit dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 in der Regel nicht mehr.

Beispiel: So sieht ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg aus

Hier ein konkretes Beispiel für einen vollständig und korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg:

Die häufigsten Fehler beim Ausfüllen des Bewirtungsbelegs

Diese Fehler sehen wir bei unseren Nutzern am häufigsten. Vermeide sie unbedingt:

• ❌ Anlass zu allgemein: „Geschäftsessen“ wird fast immer beanstandet. Formuliere immer den konkreten Zweck.
• ❌ Teilnehmer unvollständig: Fehlende Namen oder nur Vornamen werden nicht akzeptiert.
• ❌ Unterschrift vergessen: Ohne Unterschrift ist der Beleg wertlos – auch wenn alle anderen Angaben stimmen.
• ❌ Trinkgeld nicht dokumentiert: Besonders Bartrinkgeld wird oft vergessen. Es muss separat auf dem Beleg erscheinen.
• ❌ Beleg zu spät ausgefüllt: „Zeitnah“ bedeutet am besten noch am selben Tag. Wochen später ausgefüllte Belege wirken unglaubwürdig.
• ❌ Originalrechnung fehlt: Der Bewirtungsbeleg allein reicht nicht – die maschinelle Restaurantrechnung muss immer beiliegen.
• ❌ Löschbare Tinte verwendet: Steuerlich relevante Dokumente müssen mit dokumentenechter Tinte ausgefüllt werden.
• ❌ Handschriftliche Restaurantrechnung: Seit dem BMF-Schreiben 2021 müssen Rechnungen maschinell (z. B. per Kassensystem) erstellt sein.

Bewirtungsbeleg digital ausfüllen: So geht’s

Statt den Bewirtungsbeleg von Hand auszufüllen, kannst du ihn auch digital erstellen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• PDF-Vorlage am Computer ausfüllen: Lade unsere Bewirtungsbeleg Vorlage herunter und fülle sie am PC aus.
• Word-Vorlage bearbeiten: Die Word-Vorlage erlaubt flexible Anpassungen und kann direkt gespeichert werden.
• KI-gestützt per App: Mit der bewirtungsbeleg.net App fotografierst du die Rechnung, und die KI füllt alle Felder automatisch aus. Mehr zum KI-Bewirtungsbeleg.

Wichtig bei der digitalen Erstellung: Der Beleg muss GoBD-konform gespeichert werden (unveränderbar, jederzeit lesbar, maschinell auswertbar). Eine Verfahrensdokumentation sollte den Digitalisierungsprozess beschreiben.

Checkliste: Ist dein Bewirtungsbeleg vollständig?

Prüfe vor dem Abheften oder Archivieren diese Punkte:

• ☐ Ort und Datum der Bewirtung eingetragen
• ☐ Alle Teilnehmer mit vollständigem Namen aufgelistet
• ☐ Konkreter geschäftlicher Anlass formuliert
• ☐ Rechnungsbetrag und ggf. Trinkgeld angegeben
• ☐ Unterschrift des Gastgebers vorhanden
• ☐ Maschinelle Originalrechnung beigefügt
• ☐ Bei Rechnungen über 250 €: Name/Anschrift des Empfängers und Rechnungsnummer auf der Rechnung
• ☐ Beleg zeitnah (am besten am selben Tag) erstellt

Häufige Fragen zum Ausfüllen (FAQ)

Wie schnell muss ich den Bewirtungsbeleg ausfüllen?

Das Gesetz spricht von „zeitnah“. In der Praxis bedeutet das: Idealerweise noch am selben Tag oder spätestens innerhalb weniger Tage. Ein Ausfüllen Wochen oder Monate später kann vom Finanzamt als nicht zeitnah angesehen werden und die Glaubwürdigkeit des gesamten Belegs in Frage stellen.

Darf ich einen Kugelschreiber mit löschbarer Tinte verwenden?

Nein, auf keinen Fall. Steuerlich relevante Dokumente müssen immer mit dokumentenechter Tinte (z. B. ein normaler Kugelschreiber) ausgefüllt werden. Löschbare Stifte (wie Frixion) sind nicht zulässig, da der Inhalt nachträglich verändert werden könnte.

Was mache ich, wenn das Restaurant keinen Bewirtungsbeleg-Vordruck hat?

Das Restaurant stellt keinen Bewirtungsbeleg aus – das ist deine Aufgabe als Gastgeber. Druck dir vorab einige unserer kostenlosen Vordrucke aus und hab diese im Auto oder in der Laptoptasche dabei. Alternativ kannst du direkt vor Ort unsere App auf dem Smartphone nutzen.

Muss ich den Bewirtungsbeleg auch bei Einladungen unter 50 Euro ausfüllen?

Ja, unbedingt. Es gibt keine Untergrenze für die Pflicht zum Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs. Auch bei kleinen Beträgen musst du Anlass, Teilnehmer und Unterschrift dokumentieren, wenn du die Kosten steuerlich geltend machen willst.

Kann ich den Bewirtungsbeleg nachträglich korrigieren?

Korrekturen sind grundsätzlich möglich, müssen aber nachvollziehbar sein. Durchstreiche den Fehler so, dass der ursprüngliche Text noch lesbar bleibt, und schreibe die Korrektur daneben. Verwende kein Tipp-Ex oder ähnliche Korrekturmittel – das weckt Misstrauen beim Finanzamt.

Weiterführende Artikel

• Was ist ein Bewirtungsbeleg? Kompletter Ratgeber
• Bewirtungsbeleg Vorlage (PDF & Word) kostenlos herunterladen
• Alle Pflichtangaben im Bewirtungsbeleg
• Anlass-Beispiele, die das Finanzamt akzeptiert
• Bewirtungsbeleg über 250 Euro – Pflichtangaben